شاید شما در مورد تهیه لیست کارهایی که نباید انجام دهید، چیزهایی شنیده باشید. مدیران عامل و کارشناسان بهره وری چنین لیستی را عامل افزایش بهره وری می دانند و معتقدند تهیه این لیست زمان و فضای اضافی برای چیزهای بااهمیت تر را در اختیار شما قرار می دهد.
این موضوع بسیار خوبی است، اما در مورد آن چه باید کرد؟ تیم فریس، نویسنده کتاب های پرفروشی است که اخیرا ۹ عادت بد را که کارآفرینان و دیگر افراد حوزه کسب وکار باید در محیط کار ترک کنند، معرفی کرده است. شاید شما یک یا دو مورد را رعایت کنید، اما به طور حتم مواردی هم وجود دارند که از آن بی خبرید و عدم انجام آنها می تواند بازدهی شما را افزایش دهد.
البته فریس می گوید خودتان را غرق نکنید، بلکه با یک یا دو مورد همزمان درگیر شوید و عادت های بازدارنده در کار را قدم به قدم حذف کنید و در نهایت زمان و انرژی قابل توجهی ذخیره کنید.
شماره های ناآشنا را جواب ندهید
فریس دو دلیل منطقی برای این موضوع دارد: اول اینکه، هر گونه اختلالی در کار می تواند تمرکز شما را بر هم بزند و بیش از ارزش خود آن مکالمه، به زمان و قوه ادراک شما ضرر وارد کند. دوم، اگر تماسی که گرفته شده مهم باشد، شما در موقعیت مذاکره ضعیف تر نسبت به طرف مقابل هستید و در حالی سعی می کنید افکارتان را متمرکز کنید که آن فرد از قبل برای این مذاکره آماده بوده است. در عوض، می توانید از Google Voice یا نرم افزارهای مشابه برای چک کردن پیام هایتان استفاده کنید.
اولین موضوع را در صبح و آخرین موضوع را در شب ایمیل نکنید
به گفته فریس، «مورد اول باعث می شود اولویت ها و برنامه هایتان در کل روز بر هم بخورد و دومی فقط باعث می شود بی خواب شوید.» بگذارید چند ساعت از روز بگذرد یا حداقل به چند مورد از لیست کارهایی که باید انجام شود، عمل کنید و سپس ایمیل ها را شروع کنید.
مکالمات و جلساتی را که برنامه و زمان مشخصی ندارند، نپذیرید
«اگر نتیجه دلخواه یک جلسه از قبل به وضوح تعریف شده باشد و عناوین برنامه لیست شده باشد، در این صورت هیچ جلسه ای نباید بیش از ۳۰ دقیقه طول بکشد. بنابراین، پیش از شروع جلسات این خواسته را مطرح کنید تا بهتر بتوانید آماده شوید و از زمان خود بهتر استفاده کنید.»
نگذارید دیگران وقتتان را بگیرند
ک می خشن به نظر می رسد، ولی لازم است. فریس معتقد است «گفت وگوهای جزئی وقت زیادی می گیرند. بنابراین وقتی فردی می خواهد در مورد تعطیلات آخر هفته با شما صحبت کند، خیلی مودبانه حرف او را قطع کنید و مثلا بگویید «عذخواهی می کنم، من وسط انجام کاری هستم.» البته این نکته را بدانید که همه با این کار و در هر موقعیتی موافق نیستند و باید مراقب باشید که به هنجارها و فرهنگ های مختلف در این مورد توجه ویژه داشته باشید.
دائما ایمیل چک نکنید
برنامه ریزی کنید و ایمیل ها را در فواصل معین چک کنید (مثلا دو بار در روز). به گفته فریس، Inbox شما می تواند مثل مواد مخدر اعتیادآور باشد. پس مثل یک معتاد عمل نکنید.
وقت خود را برای مشتریان کم سود و پرتوقع هدر ندهید
توصیه فریس این است که تحلیل ۲۰/۸۰ را در مورد مشتریان خود به دو روش انجام دهید: کدام ۲۰ درصد عامل ۸۰ درصد یا بیشتر سود من هستند و کدام ۲۰ درصد ۸۰ درصد یا بیشتر زمان من را هدر می دهند؟ سپس پرتوقع ترین و کم سودترین مشتریان را مشخص کنید و آنها را در پایین لیست قرار دهید. اگر این کار باعث شکایت آنها شود، مشکلی نیست و می توانید آنها را به خدمات دهندگان دیگری معرفی کنید. فریس می گوید «گاهی واقعا لازم است مشتریان تان را اخراج کنید.»
برای پرمشغله بودن، زیادتر کار نکنید
برای غرق شدن در کار، نیازی نیست بیشتر کار کنید، بلکه می توانید بنشینید و وظایف تان را اولویت بندی کنید. بنابراین این اشتباه را مرتکب نشوید که باید دیوانه وار کار کرد. در عوض، تصمیم بگیرید که چه کاری باید فوری تر انجام شود؛ حتی اگر برخی کارهای کوچک تر کمی عقب بیفتد. فریس می گوید «اگر زمان ندارید، معنایش این است که اولویت بندی ندارید. بنابراین سخت تر فکر کنید، نه اینکه سخت تر کار کنید.»
یک افسار دیجیتال را شبانه روزی حمل نکنید
حداقل یک روز در هفته، گوشی هوشمندتان را جایی بگذارید که به آن دسترسی نداشته باشید. اگر نیاز شدید به گوشی پیدا کردید، بدانید بیشتر نیاز دارید که عادت حمل گوشی را کنار بگذارید.
انتظار نداشته باشید کار، خلأ روابط و فعالیت های غیرکاری را پر کند
فریس می گوید «کار همه زندگی نیست.» این موضوع کاملا واضح و مبرهن است، اما واقعیت تلخ این است که تقریبا همه افراد با این اصل موافقند، اما به آن عمل نمی کنند. از زمانی که برای خانواده و تفریح تعیین کرده اید با همان صلابتی که برای کارهای مهم کسب وکارتان برنامه ریزی می کنید، دفاع کنید.
مترجم: مریم رضایی
